Back to resources

· 7 min read

Ghid e-Factura 2026 pentru firmele de contabilitate

Cum funcționează sistemul RO e-Factura în 2026, ce obligații au firmele din portofoliu și cum îți organizezi firma ca emiterea și primirea să meargă de la sine.

Sistemul RO e-Factura nu mai e o noutate: facturarea electronică prin SPV a devenit regula pentru relațiile B2B și B2C, iar factura transmisă prin sistem este singura care contează fiscal. Pentru firmele de contabilitate, întrebarea nu mai e „dacă”, ci „cum procesăm zeci de firme fără ca e-Factura să ne mănânce zilele”.

Cum funcționează, pe scurt

Fluxul e mereu același, indiferent de mărimea firmei:

  1. Emitere: factura se generează în format XML (standardul UBL 2.1, specificația RO_CIUS), se semnează și se încarcă în SPV.
  2. Validare: ANAF verifică structura și regulile de business; factura primește un index unic și un sigiliu electronic. Abia din acest moment documentul există fiscal.
  3. Primire: facturile de la furnizori se ridică tot din SPV, în același format XML.
  4. Arhivare: XML-ul sigilat trebuie păstrat; el este originalul, nu PDF-ul.

Greșelile care apar cel mai des în firmele de contabilitate

  • PDF-ul tratat ca original. Clientul trimite pe email un PDF „frumos”, dar documentul fiscal e XML-ul din SPV. Dacă cele două diferă, contează ce a validat ANAF.
  • Ridicarea manuală a facturilor primite. Mesajele stau în SPV 60 de zile; cine intră „când apucă” descoperă târziu facturi de care depinde deducerea TVA.
  • Erori de validare ignorate. O factură respinsă de validator nu există fiscal: trebuie corectată și retransmisă, nu lăsată „pe mai târziu”.
  • Certificatul digital pe un singur om. Concediul persoanei cu tokenul nu ar trebui să blocheze facturarea întregului portofoliu.

Ce înseamnă un proces sănătos la nivel de firmă

Pentru un portofoliu de zeci de firme, procesul manual (intră în SPV, descarcă, salvează, înregistrează) nu scalează. O firmă organizată are nevoie de:

  • Monitorizare automată a SPV pentru toate firmele, de câteva ori pe zi, cu alerte când apar mesaje sau facturi noi;
  • Descărcare și arhivare automată a XML-urilor, cu PDF generat pentru lizibilitate, în dosarul fiecărui client;
  • Propuneri de înregistrare contabilă generate automat din XML, fiindcă datele sunt deja structurate și nu are sens să fie retastate;
  • Validare înainte de emitere, ca facturile să nu se întoarcă respinse din SPV.

Unde intră Finur

Finur face exact acest lucru: se conectează la SPV pentru fiecare firmă din portofoliu, emite și ridică facturile automat, le validează înainte de trimitere, le arhivează (XML + PDF) și pregătește înregistrările contabile. Iar regula de aur rămâne: nimic nu pleacă spre ANAF fără aprobarea contabilului: agentul propune, tu aprobi.

Dacă vrei să vezi cum arată fluxul pe firmele tale, poți începe gratuit 30 de zile, fără card, cu import rapid al portofoliului.